Ilmoituskanavan rekisteri- ja tietosuojaseloste

 

1. Rekisterinpitäjä
Balmuir Oy
Y-tunnus: 2131329-2
Postiosoite: Torikatu 18, 90100 Oulu

2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Jos asia koskee henkilötietojen käsittelyä tai EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen perustuvien oikeuksien käyttämistä Balmuir Oy:n ilmoituskanavassa, voit olla yhteydessä Balmuir Oy:n tietosuojavastaavaan. Saat yhteyden tietosuojavastaavaan sähköpostitse dataprotection@balmuir.com.

3. Rekisterin nimi
Balmuir Oy:n ilmoituskanavan rekisteri- ja tietosuojaseloste.

4. Mitä tietoja käsittelemme?
Balmuir Oy pyrkii keräämään vain välttämättömiä henkilötietoja ilmoituskanavassa ilmoitettujen tapausten tutkimista varten. Balmuir Oy voi kerätä ja käsitellä seuraavia ilmoituksessa olevia henkilötietoja:

• Etunimi ja sukunimi
• Syntymäaika
• Henkilötunnus
• Lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Sukupuoli
• Mahdollinen asiointikieli
• Ammatti- ja työnantajatiedot
• Epäiltyyn rikokseen tai väärinkäytökseen liittyvät mitkä tahansa ilmoituksessa annetut tiedot
• Kuva- ja videoaineisto
• Muut mahdolliset ilmoituksessa annetut henkilötiedot

Käsiteltävät henkilötiedot koskevat tyypillisesti ilmoituksen jättänyttä henkilöä tai ilmoituksen kohteena olevaa henkilöä.
Ilmoittaja päättää siitä, millaisia henkilötietoja hän sisällyttää ilmoitukseensa. Ilmoituslomakkeen vapaiden tekstikenttien vuoksi ilmoittaja voi paljastaa myös muita kuin edellä mainittuja henkilötietoja, mukaan lukien erityisiin henkilötietotietoryhmiin kuuluvia tietoja. Sellaiset ilmoituksen sisältämät henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä tapauksen tutkimisen kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Ilmoittaja voi jättää ilmoituksen Balmuir Oy:n ilmoituskanavassa anonyymisti. Anonyymi ilmoitus vähentää ilmoituksessa käsiteltävien henkilötietojen määrää. Anonyymi ilmoitus voi hidastaa tai vaikeuttaa ilmoituksessa mainitun asian selvittämistä.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ilmoituskanavan kautta tulleiden ilmoitusten käsittely. Tietoja käsitellään ilmoituksissa tulleiden tapausten tutkinnassa ja mahdollisten seuraamusten käsittelyssä.

Balmuir Oy voi kerätä ja käsitellä tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa tarkoitettuja henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

• Ilmoituskanavan kautta jätettyjen ilmoitusten käsittely, tutkinta ja raportointi sekä päätöksenteko ilmoitusten perusteella
• Lainsäädännön, sopimusten ja Balmuir Oy:n sisäisten ohjeiden ja määräysten noudattamisen seuraaminen ja varmistaminen
• Rikosten ja muiden väärinkäytösten ehkäiseminen, selvittäminen ja tutkintaan saattaminen
• Lakiin perustuvien oikeuksien turvaaminen
• Lakimääräisten velvollisuuksien täyttäminen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen.

6. Mistä keräämme tietoja?
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti ilmoittajalta itseltään ilmoituskanavan kautta. Ilmoituksia voi tehdä Balmuir Oy:n henkilöstö ja ulkoiset sidosryhmät. Balmuir Oy voi lisäksi kerätä henkilötietoja Balmuir Oy:n sisäisistä järjestelmistä, ilmoitukseen liittyviltä tahoilta ja viranomaisilta, jos se on välttämätöntä ilmoitusten asianmukaisen tutkimisen toteuttamiseksi.

7. Tietoja henkilötietojen vastaanottajista
Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan yksilöidyt Balmuir Oy:n ja/tai sen konsernin työntekijät.
Rekisteristä voidaan luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille kuten viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa tai Balmuir Oy:n oikeutetun edun sitä vaatiessa esimerkiksi rikosilmoitusta, esitutkintaa tai tuomioistuinkäsittelyä varten.

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja henkilötietojen säilyttämisaika
Ainoastaan määrätyillä henkilöillä on oikeus käyttää rekisteriä ja päästä käsittelemään ilmoituksia rekisterinpitäjän myöntämän käyttöoikeuden perusteella. Ilmoitusten käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus. Rekisteri ja ilmoitukset on suojattu tavanomaisilla palomuureilla ja/tai salasanoilla.
Henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien henkilötietojen suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä on varmistettu toteuttamalla ilmoituskanava turvallisella Webropol Oy:n tarjoamalla ilmoituskanava-alustalla sekä kouluttamalla rekisterinpitäjän määrätyt työntekijät ilmoitusten turvalliseen käsittelyyn.

Tietoja säilytetään vain niin kauan ja siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen tässä tietosuoja- ja rekisteriselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Ilmoituskanavan kautta tulevat tiedot poistetaan viiden (5) vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä soveltuvassa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä ja saada pääsy häntä koskeviin tietoihin.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus pyytää itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista. Tiedot poistetaan, jos niiden käsittelylle ja/tai säilytykselle ei ole enää laillista perustetta tai velvollisuutta.

Rekisteröidyllä voi lisäksi olla tietyin edellytyksin oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröity voi käyttää voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksiaan olemalla vapaamuotoisesti yhteydessä osoitteeseen dataprotection@balmuir.com. Balmuir Oy arvioi mahdollisimman pian edellytykset täyttää rekisteröidyn tässä kohdassa 10. tarkoitetut pyynnöt. Balmuir Oy saattaa lisäksi tarvittaessa pyytää rekisteröidyltä lisätietoja.

Balmuir Oy voi periä maksun pyynnön toteuttamisesta tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä, jos Balmuir Oy katsoo pyynnön ilmeisen kohtuuttomaksi tai perusteettomaksi.

11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta ja profiloinnista
Balmuir Oy ei käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia tässä tietosuojaselosteessa kuvatun henkilötietojen käsittelyn yhteydessä.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli ilmoittaja tai muu henkilö katsoo, että Balmuir Oy ei käsittele tämän henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti, henkilö voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa on henkilön vakituinen kotipaikka tai työpaikka tai jossa henkilö katsoo säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800
00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi