TIETOSUOJASELOSTE

 

Henkilötietojen lainmukainen ja turvallinen käsittely on Wheslyn Group Oy:lle (”Balmuir”) tärkeää. Balmuir on sitoutunut noudattamaan Suomessa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, viranomaisten antamia ohjeistuksia sekä käsittelemään henkilötietoja hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti. Wheslyn Group Oy:n lisäksi tietoja voi kerätä ja käsitellä myös useampi yhtiö (yhteisrekisterinpitäjä).

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme tarkemmin muun muassa mitä tietoja keräämme, mihin tarkoitukseen ja millä perusteella käsittelemme tietoja, kenelle voimme luovuttaa tietoja sekä miten tietojen käsittelyyn voi vaikuttaa. Lisäksi tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten käytämme Verkkosivullamme www.balmuir.com, www.balmuir.fi ja www.balmuir.se (”Verkkosivut”) evästeitä.

 

Rekisterinpitäjä

Wheslyn Group Oy

Y-tunnus: 2131329-2

Konetie 33 A

90630 Oulu, Suomi

 

Tämän tietosuojaselosteen mukaisia yhteisrekisterinpitäjiä ovat seuraavat yhtiöt:

- North Cape Group Oy, 2891250-3, Joulumaantie 2B, 96930 Napapiiri (Balmuir Store Arctic Circle)

 

Mitä tietoja keräämme?

Keräämme ja käsittelemme tietoja vain niiltä osin kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Keräämämme tiedot voidaan jakaa kolmeen ryhmään: asiakkaan tai Verkkosivujemme käyttäjän itsensä antamiin tietoihin, Verkkosivujemme käytöstä kerättyihin tietoihin ja edellä mainituista johdettuihin tietoihin.

1. Henkilön itse antamat tiedot

    • Tunnistautumistiedot, kuten nimi
    • Yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite
    • Toimitustiedot, kuten toimitusosoite ja -maa
    • Maksutiedot, kuten laskutustiedot ja valittu maksutapa
    • Markkinointiviestiluvat ja -kiellot
    • Asiakaspalveluviestit
    • Muut asiakkaan suostumuksella annetut tiedot kuten asiakastyytyväisyys- ja kilpailuvastaukset 

2. Verkkosivujen käytöstä havainnoidut tiedot

    • Ostoshistoria, kuten tilatut tuotteet, palautukset ja maksut
    • Verkkokaupan selaus- ja käyttötiedot
    • Päätelaitteen tunnistetiedot
    • Verkkokauppasessiotapahtumat, kuten ostoskorilisäykset

3. Analytiikan avulla johdetut tiedot

    • Selaus- ja ostotiedoista pääteltävät tuotesuositukset
    • Ostotiedoista päätellyt asiakasryhmittelyt ja kiinnostuksen kohteet
    • Ostotiedoista päätellyt kokotiedot kokosuositusten antamista varten

Tunniste-, yhteys- ja maksutietojen antaminen on pakollista ostaessa Balmuir.fi, Balmuir.com sekä Balmuir.se -verkkokaupoista.

 

Mistä tiedot kerätään?

Saamme tiedot pääsääntöisesti asiakkaalta tai Verkkosivujemme käyttäjältä rekisteröitymisen, tilauksen tai muun yhteydenoton kautta. Tietoja saadaan myös Verkkosivujemme käytön yhteydessä evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Lisäksi voimme saada tietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti kolmansilta osapuolilta kuten viranomaisten julkisista rekistereistä tai yhteistyökumppaneiltamme (esimerkiksi luottopalvelujen tarjoajalta).

 

Mihin tarkoitukseen ja millä perusteella käsittelemme tietoja?

Käytämme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Asiakassuhteen hoitaminen

      • Tilausten käsittelyyn ja toimittamiseen
      • Asiakasviestintään
      • Asiakaspalveluun
      • Laskutukseen, saatavien valvontaan ja perintään
      • Kilpailujen ja arvontojen järjestämiseen
      • Asiakastyytyväisyys- ja muiden vastaavien kyselyiden järjestämiseen
      • Balmuirin lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen
          • Kirjanpito- ja muun pakottavan lainsäädännön noudattamiseen
          • Petosten ja väärinkäytösten havaitsemiseen ja tutkimiseen

Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen

      • Asiakaskokemuksen parantamiseen
      • Verkkosivujen toiminnan ja palveluiden kehittämiseen
      • Verkkosivujen kävijäliikenteen analysointiin ja tilastointiin
      • Sisällön kohdentamiseen ja personoimiseen
      • Asiakasryhmien luomiseen
      • Koko- ja tuotesuositusten tarjoamiseen

Markkinointitarkoitukset

      • Sähköiseen suoramarkkinointiin
      • Mainonnan kohdentamiseen

Asiakassuhteeseen liittyvien tietojen käsittely perustuu ensisijaisesti Balmuirin ja asiakkaan väliseen sopimussuhteeseen. Voimme käsitellä tietoja myös rekisteröidyn suostumuksella esimerkiksi suoramarkkinointiin sekä kilpailujen ja asiakastyytyväiskyselyjen toteuttamiseksi.

Käsittelemme tietoja oikeutetun edun perusteella muun muassa liiketoiminnan, tuotteiden ja palveluiden analysointiin ja kehittämiseen, suoramarkkinointiin liittyen sekä väärinkäytösten estämiseksi ja tutkimiseksi.

 

Miten käsittelemme tietoja?

Käsittelemme henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen etukäteen määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta ja Balmuirin mahdollisten lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Pyrimme kohtuullisin keinoin pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeellisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan asiakkaalta ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä asiakas ilmoittaa meille.

Henkilötietoihin on pääsy vain Balmuirin omilla työntekijöillä ja henkilökuntamme on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti ja asianmukaisesti. Henkilökuntaamme koskee vaitiolovelvollisuus ja luottamuksellisten tietojen hyväksikäytön kielto. Henkilötietojen käsittely järjestelmissämme vaatii salasanakirjautumista ja käyttöoikeuden saaneet henkilöt saavat käsitellä henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on yksittäisten tehtävien hoitamista varten tarpeellista.

 

Kuinka kauan säilytämme tietoja?

Säilytämme henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin on tarpeen etukäteen määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Tietoja voidaan joutua säilyttämään kirjanpito-, kuluttaja- tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä johtuen myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeenkin.

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä muun muassa seuraavia säilytysaikoja:

  • Asiakassuhteeseen liittyviä tiedot (esim. tilaushistoria, tilitiedot) vähintään 6 vuotta viimeisimmästä tilauksesta
  • Kirjanpitoainestoa vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen
  • Kilpailu ja arvontojen osallistujien tiedot niiden keston ajan ja voittajan tavoittamiseen saakka
  • Asiakaspalvelun viestit vähintään 3 vuotta

Lisäksi säilytämme järjestelmien käytöstä kertyviä lokitietoja ja tietokantojen varmuuskopiota tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi lainsäädännön edellyttämän ajan.

Asiakkaan niin halutessa hänen tietonsa voidaan anonymisoida, jolloin kaikki henkilötiedot poistetaan pseudonymisoimalla ne tilistä ja ostohistoriasta. Näin anonymisoidusta tilistä asiakasta ei voida tunnistaa eikä kyseistä tiliä pysty sellaisenaan enää palauttamaan.

 

Luovutetaanko ja siirretäänkö tietoja?

Käytämme alihankkijoita ja yhteistyökumppaneita henkilötietojen käsittelyssä esimerkiksi säilytystä, analytiikkaa tai markkinointia varten. Käytämme näihin tarkoituksiin vain luotettuja yhteistyökumppaneita, joiden osalta varmistamme asianmukaisin sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Balmuirin yhteistyökumppaneilla ei ole lupaa käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa taikka jakaa tai myydä niitä eteenpäin.

Voimme luovuttaa Verkkokauppamme toiminnan kannalta välttämättömiä henkilötietoja myös kuljetus- ja pankkialalla toimiville luotetuille yhteistyökumppaneillemme, joita ovat mm. Posti, Matkahuolto ja Paytrail Oyj. Esimerkiksi toimitusten mahdollistamiseksi osoite- ja yhteystietosi välittyvät logistiikasta vastaaville tahoille. Verkkokauppatapahtumista välittyy tietoa käyttämäämme sisältö- ja markkinointikohdennusjärjestelmään, johon vain meillä on pääsy. Maksutapahtuman yhteydessä maksutietosi kulkevat luotetun maksunvälittäjän kautta.

Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Henkilötietoja voidaan luovuttaa rikosten selvittämiseksi, saatavien perimiseksi ja mahdollisten rikkomusten selvittämiseksi. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös mahdollisen yrityskaupan, fuusion, ulkoistuksen tai liiketoimintakaupan yhteydessä sekä konsernisuhteeseen tai muuhun taloudelliseen yhteenliittymään liittyen näiden osapuolille.

 

Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti Euroopan unionin (EU:n) ja Euroopan talousalueen (ETA:n) sisällä.

Tietoja voidaan siirtää myös EU:n ja ETA -alueen ulkopuolelle. Tällöin huolehdimme tietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla tietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen tai käyttämällä toimijoita, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan EU-U.S. Privacy Shield Framework -säädöksiä (privacyshield.gov/) ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

 

Miten huolehdimme tietoturvasta?

Suojaamme henkilötietosi erittäin huolellisesti käyttämällä asianmukaisia organisatorisia ja teknisiä tietoturvakeinoja. Balmuirin asiakastiedot sijaitsevat suojatussa konesalissa kryptatuissa tietokannoissa, joihin pääsy ulkopuolisilta on rajoitettu. Balmuirin järjestelmien, konesalien sekä prosessien tietoturva ovat korkealla tasolla ja palvelimet on suojattu tietomurtoja ja palvelunestohyökkäyksiä vastaan. Manuaalisesti käsiteltävät, asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty.

Henkilötietoja käsittelevä henkilökuntamme on vaitiolovelvollinen ja tietoja käsittelevät ainoastaan ne nimetyt Balmuirin henkilöt ja luotettujen yhteistyökumppanien työntekijät, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseksi.

Mikäli toimenpiteistämme huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus tai muu vastaava uhka, josta voi aiheutua haitallisia vaikutuksia asiakkaidemme yksityisyydelle, tiedotamme siitä mahdollisimman pian asiakkaillemme ja valvontaviranomaisille soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

Evästekäytäntömme

Balmuirin Verkkosivuilla (www.balmuir.com, www.balmuir.fi ja www.balmuir.se) käytetään evästeitä (cookies) ja muita vastaavia seurantatekniikoita. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa päätelaitteelle. Evästeet eivät vahingoita päätelaitetta eivätkä ne voi sisältää mitään haittaohjelmia tai viruksia.

Lisätietoja evästeistä löytyy Viestintäviraston sivuilta.

Evästeet sisältävät anonyymin, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme arvioida Verkkosivujemme tavoitettavuutta ja tunnistaa Verkkosivuillemme palaavat henkilöt. Evästeet ovat selainkohtaisia, eikä henkilöä voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Mikäli et rekisteröidy tai kirjaudu sisään Verkkokauppaamme, tilaa tuotteita Verkkokauppamme kautta tai saavu Verkkosivuille asiakasviestimme kautta, sinua ei voida tunnistaa. Evästeiden avulla pystymme keräämään Verkkosivujemme käyttäjistä analytiikkaa ja tarjoamaan paremmin toimivat Verkkosivut

Käytämme Verkkosivuillamme evästeitä ja muista vastaavia seurantatekniikoita seuraavia tarkoituksia varten:

  • Ostoskorin toimintoihin
  • Asiakkaan tunnistamiseen ja kirjautumiseen
  • Asiakaskokemuksen parantamiseen
  • Verkkosivujemme toiminnan kehittämiseen
  • Verkkosivujemme kävijäliikenteen analysointiin ja tilastointiin
  • Sisällön personoimiseen
  • Markkinoinnin kohdentamiseen
  • Koko- ja tuotesuositusten tarjoamiseen

Alla näet listan yhteistyökumppaneistamme ja muista kolmansista osapuolista, joiden avulla keräämme ja käytämme evästeitä:

Verkkokauppaan liittyvät evästeet

    • Magento
    • Hotjar

Analytiikka

    • Google Analytics

Mainontaan liittyvät evästeet

    • Google AdWords

Markkinointiviestintään liittyvät evästeet

    • Custobar
    • MailChimp
    • Zendesk

Sosiaalisen median evästeet

    • Facebook

Voit itse hallinnoida, missä laajuudessa suostut evästeiden käyttöön sekä sisällön ja mainonnan kohdentamiseen. Voit tyhjentää evästeet käyttämäsi laitteen selaimen asetuksista, jolloin tunniste, jolla sinusta kerätään tietoa, vaihtuu. Sivulla on myös mahdollisuus estää evästeiden käyttö kokonaan muuttamalla käyttämäsi laitteen selaimen asetuksia. Evästeiden tyhjentäminen ei kuitenkaan lopeta kokonaan tiedon keruuta. Evästeiden poistaminen kokonaan käytöstä voi vaikuttaa Verkkosivustomme toimivuuteen.

Voit estää Verkkosivuston tietojen käyttämisen Google Analyticsissa asentamalla Google Analyticsin käytön estävän selaimen lisäosan.

 

Millaisia oikeuksia sinulla on?

Asiakkaana sinulla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus muun muassa seuraaviin asioihin:

  • Oikeus saada tietää kuka käsittelee tietojasi, minne tietojasi luovutetaan ja mihin tarkoituksiin käsittelemme tietojasi
  • Oikeus saada tarkistaa ja tutustua, mitä tietoja sinusta on tallennettu rekisteriimme tai ettei rekisterissämme ole sinua koskevia tietoja
  • Oikeus vaatia rekisterissämme olevien tietojen korjaamista tai oikaisemista
  • Tietyin edellytyksin oikeus vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tietojen käsittelyä esimerkiksi suoramarkkinointiin
  • Oikeus vaatia tietojen poistamista rekisteristämme
  • Oikeus saada tiedot siirretyksi rekisteristämme koneluettavassa muodossa

Mikäli tietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on luonnollisesti oikeus peruuttaa suostumuksesi.

Asiakastilisivultasi voit myös itse määrittää, korjata tai poistaa antamisiasi tietoja sekä päättä, haluatko vastaanottaa Balmuirin markkinointiviestejä. Voit myös pyytää asiakastilisi poistamista lähettämällä pyynnön asiakaspalveluumme info(at)balmuir.fi

Oikeuksiasi ja muita asiakastietojasi koskevat pyynnöt tai kysymykset voit lähettää asiakaspalveluumme info(at)balmuir.fi. Balmuir voi pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyyntösi käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella esimerkiksi silloin, kun Balmuirilla on oikeus tietojen säilyttämiseen sopimuksen täytäntöönpanon tai lakisääteinen velvollisuuden vuoksi.

Mikäli huomaat käsittelyssämme tai toiminnassamme puutteita, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaisille. Kerrothan kuitenkin asiasta myös meille, jotta voimme korjata virheemme.

 

Mihin voit ottaa yhteyttä?

Voit milloin tahansa ottaa yhteyttä Balmuirin henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä asiakaspalveluumme käyttäen seuraavia yhteystietoja:

info(at)balmuir.fi

tai

Asiakaspalvelu
Wheslyn Group Oy / Balmuir
Konetie 33 A
90630 Oulu, Suomi

 

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ajoittain. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemmekin tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Olennaisista muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaillemme ehtojen päivityksen yhteydessä sekä Verkkosivuillamme.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 12.7.2018.